Politique de confidentialité
1. Qui sommes-nous ?
L’Agence Universitaire de la Francophonie (ci-après l’ « AUF ») est une association de droit privé québécois telle que défini dans ses Statuts.
L’AUF est plus précisément une association mondiale d’établissements d’enseignement supérieur et de recherche francophones. Elle regroupe plus de 1000 établissements universitaires sur tous les continents dans environ 120 pays.
L’AUF accorde une grande importance à la protection des données à caractère personnel des utilisateurs de ses sites internet (ci-après les « Sites ») et de ses autres services en ligne et autres plateformes (ci-après les « Plateformes »). C’est la raison pour laquelle nous avons publié la présente Politique de Confidentialité (ci-après la « Politique »), dont le but est d’expliquer aux utilisateurs de nos Sites et Plateformes comment s’effectuent la collecte, le traitement et la protection de leurs données personnelles.
En renseignant vos données personnelles, vous consentez à ce que celles-ci soient traitées conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique, et autorise l’AUF, ses tiers et fournisseurs de services, le cas échéant, à traiter ses renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous. Il est aussi loisible de choisir de ne pas fournir les renseignements demandés en n’accédant pas aux Sites et Plateformes proposés.
2. Quelles sont les lois et règlementations applicables à la Politique ?
Cette Politique est conforme à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) et à la réglementation européenne en vigueur applicable au traitement des données personnelles prévue par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
3. Quels sont les champs d’application de la Politique ?
La présente Politique s’applique à toutes les données personnelles recueillies numériquement par l’AUF par le biais de ses Sites et Plateformes.
Les Sites et Plateformes de l’AUF peuvent contenir des liens vers des sites internet externes. L’Agence n’est en aucun cas responsable du contenu de ces Sites ni de leurs pratiques en matière de protection des données à caractère personnel.
4. Comment collectons-nous vos données personnelles ?
L’AUF collecte les données des utilisateurs des Sites et Plateformes de deux manières à savoir :
- Vous transmettez des informations à l’AUF (par exemple, lorsque vous vous inscrivez à la lettre d’information, que vous déposez votre candidature pour un appel spécifique ou que vous postulez à une offre d’emploi ; lorsque vous acceptez les cookies et la politique de cookies) ;
- L’AUF collecte automatiquement des informations lorsque vous accédez aux Sites et Plateformes (par l’utilisation de cookies strictement nécessaires à la fourniture et à l’amélioration des services fournis sur les Sites et Plateformes).
5. Quelles données personnelles collectons-nous ?
Lorsque vous utilisez les Sites et Plateformes, l’AUF peut être amenée à collecter automatiquement les informations suivantes :
- Liens sur lesquels un utilisateur clique tout en utilisant les Sites et Plateformes ;
- Contenu que l’utilisateur consulte sur les Sites et Plateformes.
Les données personnelles suivantes sont également susceptibles d’être collectées et conservées :
- Votre adresse courriel ;
- Vos nom(s) et prénom(s) ;
- Vos numéros de téléphones ;
- Votre adresse IP ;
- Votre profil métier ;
- Votre adresse postale.
L’AUF ne collecte que les données aidant à atteindre l’objectif énoncé dans cette Politique. Aucune donnée ne sera recueillie sans votre consentement préalable.
6. Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?
L’AUF peut collecter vos données afin de fournir les services disponibles sur les Sites et Plateformes à savoir :
- Inscription à la lettre d’information ;
- Réponse à une offre d’emploi ;
- Réponse à un appel à candidatures ;
- Prise de contact avec un service spécifique de l’AUF.
Dans ce cadre, l’AUF collecte vos données uniquement sur la base de votre consentement. Ce consentement peut être retiré à tout moment en transmettant votre demande aux coordonnées figurant au point 13 « Comment pouvez-vous nous contacter ? » de la présente Politique.
L’AUF collecte également des données personnelles afin d’améliorer les Sites et Plateformes à travers l’utilisation de cookies nécessaires à leur bon fonctionnement et à leur amélioration. Dans ce cadre, l’AUF collecte vos données sur la base de son intérêt légitime.
L’AUF peut également traiter vos données personnelles afin de remplir ses obligations légales ou réglementaires.
Enfin, l’AUF peut être amenée à collecter vos données dans le cadre de l’utilisation de cookies à des fins de promotion de projets ou de programmes ciblés. Dans ce cadre, l’AUF collecte vos données sur la base de votre consentement uniquement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, par le biais de notre système de gestion des cookies ou en nous contactant directement.
7. À qui transmettons-nous vos données personnelles ?
L’AUF s’assure que seules des personnes habilitées peuvent accéder à vos données lorsque cela est nécessaire à l’exécution de leur mission.
L’AUF peut également transmettre vos données personnelles à des tiers afin de satisfaire à des obligations légales, réglementaires.
8. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Nous conservons vos données personnelles selon les modalités décrites dans le tableau ci-dessous. Ces données seront automatiquement supprimées conformément aux exigences de la législation et de la règlementation à l’issue des délais précisés ci-dessous :
| Type de données | Finalité | Durée de conservation |
| Données d’identification (nom(s), prénom(s), adresse, courriel, numéro de téléphone, etc.) | Réponse à une offre d’emploi | 2 ans à compter du dépôt du dossier de candidature |
| Réponse à un appel à candidature à des projets, bourses, formations, etc. | 2 ans à compter du dépôt de votre candidature | |
| Fourniture de la lettre d’information | 1 an à compter de la désinscription | |
| Prise de contact avec un service spécifique | 2 ans à compter du dernier contact émanant de votre part | |
| Données de navigation (cookies, géolocalisation et traceurs) | Fourniture et amélioration des services des Sites et Plateformes | 13 mois à compter de la dernière visite sur les Sites et Plateformes |
| Publicité ciblée | 6 mois à compter du choix effectué par l’utilisateur |
9. Comment gérons-nous les Cookies
La navigation sur les Sites et Plateformes de l’AUF est susceptible de provoquer l’installation de cookie(s) sur votre ordinateur.
a) Définition d’un cookie
Un cookie est un fichier texte qui est automatiquement enregistré par le navigateur sur le disque dur de votre ordinateur, tablette, téléphone etc., lorsque vous naviguez sur le web. Les cookies aident à avoir une bonne expérience de navigation adaptée aux préférences et aux intérêts de chaque utilisateur.
Les Sites et Plateformes de l’AUF utilisent leurs propres cookies et ceux des tiers pour offrir aux visiteurs une meilleure expérience de navigation.
b) Les types de cookies utilisés
Les Sites et Plateformes de l’AUF incluent les cookies suivants que vous pouvez accepter ou refuser lors de la navigation :
- Cookies de session : ces cookies sont nécessaires et servent au bon fonctionnement des Sites et Plateformes. Ils sont utilisés pour établir une session utilisateur.
- Cookies Analytiques : ces cookies permettent de connaître le comportement des visiteurs des Sites et Plateformes de l’AUF et d’en améliorer le fonctionnement.
- Cookies de publicité ciblée : ces cookies servent à enregistrer les recherches les plus récentes et les interactions avec les résultats de la recherche. Aussi, ils stockent des informations sur la façon dont vous utilisez les Sites et Plateformes.
- Cookies de réseaux sociaux : certaines pages des Sites et Plateformes affichent du contenu provenant de fournisseurs externes, tels que YouTube. Les cookies de YouTube peuvent être désactivés.
Sur certaines pages des Sites et Plateformes de l’AUF, lorsque vous partagez un contenu, vous êtes redirigés vers Facebook, Twitter, LinkedIn ou Google Plus. Le contrôle de ces cookies se fait en direct sur les sites des réseaux sociaux.
c) Le consentement à l’utilisation des cookies
Lorsque vous visitez les Sites et Plateformes de l’AUF, vous verrez un bandeau explicatif sur les cookies.
En cliquant sur « Accepter » ou « Je suis d’accord », vous consentez à ce que nous utilisons tous les cookies et extensions comme décrit dans le bandeau et la présente Politique.
L’installation des cookies n’est pas obligatoire mais le refus d’un cookie peut entraîner l’impossibilité d’accéder à certains services.
d) L’activation, la désactivation et la suppression des cookies
Vous pouvez empêcher les sites et plateformes de l’AUF d’enregistrer des cookies sur votre ordinateur en ajoutant les adresses sous le nom de domaine auf.org dans les exceptions des cookies dans les paramètres de votre navigateur. Vous pouvez utiliser votre navigateur internet pour supprimer les cookies automatiquement ou manuellement. Vous pouvez également préciser que certains cookies ne doivent pas être placés.
10. Quels sont vos droits ?
Vous avez la possibilité de demander à accéder à vos données, à les corriger, à les mettre à jour, à les limiter ou à les supprimer, à vous opposer à leur traitement, à retirer votre consentement ou à nous en demander une copie dans un format structuré couramment utilisé et lisible par machine afin de les transmettre à une autre entité (dans la mesure où la règlementation applicable vous autorise à le faire).
Pour ce faire, nous vous invitons à nous contacter selon les modalités décrites au point 13 « Comment pouvez-vous nous contacter ? » de la présente Politique.
Avant de traiter ce type de requêtes, l’AUF peut être amenée à vérifier votre identité.
Notez que si vous nous demandez de supprimer des informations ou d’en suspendre le traitement alors qu’elles sont nécessaires pour vous fournir un service, il se peut que ce dernier soit suspendu.
Dans le cas où vous ne seriez pas satisfait du traitement de votre demande, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente du lieu dans lequel vous résidez.
11. Comment assurons-nous la sécurité de vos données ?
Nous utilisons des dispositifs de sécurité physiques, techniques et organisationnels appropriés pour protéger vos informations contre les accès, destructions, utilisations, modifications ou divulgations abusifs tant durant la transmission que le stockage.
Lorsque nous transmettons vos données à des tiers, nous nous assurons que leurs dispositifs de sécurité répondent aux exigences de la législation et de la réglementation en matière de protection des données à caractère personnel.
Par exemple, nous utilisons des systèmes informatiques dont l’accès est limité et situé dans un environnement contrôlé. Nous utilisons également des technologies telles que l’anonymisation ou le chiffrement des données pour protéger certaines informations que nous recueillons.
Veuillez noter toutefois qu’aucun dispositif de communication ou de transmission de données sur Internet n’est infaillible. Nous ne pouvons donc pas garantir complètement la sécurité des informations transmises.
12. La Politique peut-elle être modifiée ?
Nous mettons régulièrement à jour notre Politique de Confidentialité afin de refléter les évolutions technologiques et législatives de nos opérations ou si nous le jugeons nécessaire ou approprié.
Si nous apportons des modifications de nature à affecter le traitement de vos données personnelles, un avis de modification sera publié sur les Sites et Plateformes.
Nous indiquerons également la date de la dernière mise à jour de la Politique.
13. Comment pouvez-vous nous contacter ?
Si vous avez des questions sur notre Politique et que vous souhaitez exercer vos droits décrits ci-dessus, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes :
- Par courriel : dpo@auf.org
- Par voie postale :
Agence Universitaire de la Francophonie – AUF
Pavillon Jean-Marc Léger
3034, Boulevard Édouard-Montpetit
Montréal (Québec) H3T 1J7, Canada - Via le Formulaire prévu à cet effet