L’AUF Asie-Pacifique souhaite sélectionner une agence de voyages capable d’apporter à la fois un service professionnel de qualité et une optimisation du coût total des voyages, tout en répondant à ses exigences propres et à celles de nos partenaires financiers.
[English below]
Le présent marché vise de façon globale, les services fournis par une agence de voyage et principalement les services de :
- Billetterie : négociation des plans de vol, devis, réservations et mise à disposition de titres de transport aériens et ferroviaires.
- Hôtellerie : négociation et proposition de devis d’hôtels et réservation d’hôtels.
- Fidélisation : négociation et prise d’abonnements aériens et ferroviaires.
- Conseil : suivi précis des dépenses et production des statistiques annuelles.
- Déplacement local : location de véhicules/chauffeurs pour les personnels autorisés.
- Immigration : information sur les conditions d’entrée et alerte sur les éventuelles restrictions ponctuelles des différents pays de mission. Information sur les transferts d’aéroports lors des escales et conseil sur les documents à se prémunir pour être réglementaires.
VALEUR ESTIMATIVE DU MARCHÉ
Le montant global des voyages, objet du présent appel, attendu pour 2024 est estimé entre 100 000 € et 150 000 €. Cette estimation n’engage pas l’AUF.
DUREE DU MARCHÉ
La durée du présent marché est de deux ans, avec deux prorogations possibles d’une durée d’un an chacune. Ces prorogations seront automatiques sauf en cas de notification expresse de l’AUF mettant fin au contrat. Le contrat issu de cet appel d’offres a donc une durée totale maximale de quatre ans.
Toutefois, l’AUF se réserve le droit de le résilier avec un préavis d’un mois. Le contrat issu de cet appel d’offres sera signé en juillet 2024 et entrera en vigueur le 15 juillet de la même année. Il s’agit d’un calendrier prévisionnel qui ne saurait lier l’AUF. L’exécution du marché ne commencera qu’à partir du moment où le contrat aura été signé.
PIÈCES ATTENDUES
Les prestataires sont invités à envoyer un dossier complet en français ou en anglais avec la référence « Prestation de services Agence de voyages » par courriel à Nguyen Thi Tra My, Chargée de l’administration et de la logistique la Direction régionale Asie-Pacifique à nguyen.thi.tra.my@auf.org.
La date limite pour soumettre le dossier complet est vendredi, le 28 juin 2024 à 16 h (heure du Vietnam).
Le dossier doit contenir les éléments suivants :
- L’offre financière
L’offre financière comportera un devis complet et détaillé précisant le montant total de la commission de gestion selon les prestations. Le montant du devis sera considéré comme ferme et non révisable. L’offre financière précisera également le montant des remises a posteriori sur le chiffre d’affaires, le montant des remises a priori (tarifs négociés, tarifs de groupe).
- L’offre technique
Il s’agit d’une présentation des prestations proposées, mettant en exergue le savoir- faire et les expériences pertinentes de la société candidate pour ce type de marché. Cette offre précisera également les délais de paiement et modalités de facturation proposées, ainsi que le délai de traitement des avoirs.
Veuillez télécharger le cahier des charges pour en savoir davantage sur la procédure de traitement des demandes, les conditions d’achat des services, les obligations de l’attribution du marché, les conditions d’exécution des prestations, les critères de sélection du prestataire et les critères d’attribution du marché.
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Call for tenders for the selection of a business travel agency
The AUF – Asia-Pacific wishes to select a travel agency capable of providing both a professional quality service and optimization of the total cost of travel, while meeting its own requirements and those of our financial partners.
This contract covers all the services provided by a travel agency and mainly the following services:
- Ticketing: negotiation of flight plans, quotations, reservations and provision of air and rail tickets.
- Hotels: negotiating and proposing hotel quotes and making hotel reservations.
- Building customer loyalty: negotiating and obtaining air and rail season tickets.
- Consulting: precise monitoring of expenditure and production of annual statistics.
- Local travel: hire of vehicles/drivers for authorised staff.
- Immigration: information on entry requirements and warnings of any restrictions imposed by the various mission countries. Information on airport transfers during stopovers and advice on the documents you need to have in order to comply with regulations.
ESTIMATED CONTRACT VALUE
The total amount of travel, the subject of this call for proposals, expected for 2024 is estimated at between €100,000 and €150,000. This estimate does not commit the AUF.
DURATION OF THE CONTRACT
The duration of this contract is two years, with two possible extensions of one year each. These extensions will be automatic except in the case of express notification from the AUF terminating the contract. The contract resulting from this call for tenders therefore has a maximum total duration of four years.
However, the AUF reserves the right to terminate the contract with one month’s notice. The contract resulting from this call for tenders will be signed in July 2024 and will come into force on 15 July of the same year. This is a provisional timetable which is not binding on the AUF. Execution of the contract will only begin once the contract has been signed.
EXPECTED DOCUMENTS
Service providers are invited to send a complete dossier in French or English with the reference “Prestation de services Agence de voyages” by e-mail to Nguyen Thi Tra My, Administration and Logistics Officer, Asia-Pacific Regional Office, at nguyen.thi.tra.my@auf.org.
The deadline for submitting the full application is Friday 28 June 2024 at 4 p.m. (Vietnam time)
The file must contain the following information:
- The financial offer
The financial offer must include a complete and detailed quotation specifying the total amount of the management fee for each service. The amount of the quotation will be considered firm and non-revisable. The financial offer will also specify the amount of any subsequent discounts on sales and the amount of any prior discounts (negotiated rates, group rates).
- The technical offer
This should include a presentation of the services proposed, highlighting the know-how and relevant experience of the company applying for this type of contract, as well as the payment terms and invoicing methods proposed, and the time taken to process credit notes.
Please download the specifications to find out more about the procedure for processing requests, the conditions for purchasing the services, the obligations of the contract award, the conditions for performing the services, the criteria for selecting the service provider and the criteria for awarding the contract.