Dans le cadre d'une expérimentation démarrée en avril 2012 à l'Institut Polytechnique de Hô Chi Minh-Ville - établissement-pilote pour la région Asie-Pacifique, deux ateliers ont été organisées du 11 au 23 juin au sein du Campus numérique francophone de Hô Chi Minh-Ville avec le soutien du Bureau Asie-Pacifique de l'AUF.
Cette expérimentation s’inscrit dans le cadre du projet « Systèmes d’information en appui à la mise en oeuvre du LMD – Volet expérimentation et déploiement de Cocktail-ScolariX » initié par l’AUF et qui a pour objet de permettre aux équipes d’encadrement des établissements bénéficiaires de maîtriser l’installation et le déploiement d’un progiciel de gestion intégrée Cocktail-ScolariX (www.asso-cocktail.fr). Le rectorat de l’Institut Polytechnique de Hô Chi Minh-Ville a été le premier dans la région à répondre à l’appel à manifestation d’intérêt lancé par l’AUF, confirmant ainsi son vif intérêt pour l’expérimentation d’un outil numérique de gestion de la scolarité.
Considérant les résultats positifs des deux missions d’expertise effectuées dans cet établissement dont la dernière en février 2012, l’expérimentation a pu démarrer en avril dernier. L’objectif est double : 1. Utiliser Cocktail-ScolariX pour une première expérimentation de gestion informatisée de la scolarité au sein du Département des formations post-universitaires de l’Institut Polytechnique à la rentrée 2012-2013. 2. Établir une base de travail conjoint pour une réflexion et le déploiement stratégique des premiers services ENT (Environnement numérique de travail) : site web, portail étudiant, portail documentation, accès aux plates-formes pédagogiques, messagerie, etc. Suite à un premier séminaire de trois jours, deux ateliers de type Transfer viennent d’être organisés successivement au Campus numérique francophone de Hô Chi Minh-Ville.
Du 11 au 16 juin 2012, un atelier à destination des informaticiens et techniciens, ayant pour objet l’installation et la maîtrise technique du progiciel, a été assuré par deux experts informaticiens, M. Krasimir Zlatev, venu de Bulgarie, et M. Williams Kom, venu du Cameroun. M. Zlatev a jugé les stagiaires du noyau de l’équipe projet de l’Institut Polytechnique très performants ; ils n’ont d’ailleurs eu aucune difficulté pour la phase d’installation du progiciel et le programme a pu être respecté.
Travaux dans les ateliers et séances plénières
Du 18 au 23 juin, un deuxième atelier à destination des gestionnaires ayant pour objet la gestion fonctionnelle de la scolarité avec ScolariX a été assuré par deux experts français, Mme Marie-Odile Nouzille et le Professeur Roland Ducasse. Toute la difficulté de cet atelier résidait dans le fait que le fonctionnement actuel des formations au Vietnam est très difficile à modéliser. Malgré cela, le Directeur des formations post-universitaires et chef de projet a indiqué que cette formation a permis à son équipe de mieux appréhender l’esprit de ScolariX et qu’elle permettra d’améliorer le système en vigueur actuellement. Les vocations « professionnelle » et « recherche » , qui n’existent pas pour l’instant, ainsi que la question spécifique du diplôme d’ingénieur ont également été au coeur de la réflexion.
Toute l’équipe-projet de l’Institut Polytechnique, M. le Recteur, les formateurs, les tuteurs et les représentants de l’AUF
En juillet et août 2012, l’équipe-projet de l’Institut Polytechnique va s’entraîner à entrer des données en testant toutes les fonctionnalités de ScolariX avant une éventuelle formation complémentaire et le lancement des inscriptions sur ScolariX en septembre 2012. Deux experts vietnamiens des universités de Hanoi et Can Tho présents aux ateliers assureront un tutorat et serviront d’interface avec le dispositif d’accompagnement pédagogique, technique et fonctionnel, mutualisé et à distance mis en place par l’AUF. Un atelier de trois jours pourrait encore être organisé en octobre 2012 pour traiter des problèmes résiduels et des autres applications de Cocktail-ScolariX. Cet atelier serait combiné avec un séminaire sur les ENT à destination des recteurs de la région lors de la réunion de la CONFRASIE à Hanoi.
A travers son nouveau projet « Service aux institutions », le Bureau Asie-Pacifique de l’AUF s’engage donc résolument dans la voie de l’appui à la modernisation et à l’intégration des systèmes d’information des universités de la région, enjeu majeur de la décade en cours.