Dans le cadre du projet Erasmus+ KA2 « Pilotage universitaire rénové dans le sud-est asiatique » (PURSEA), financé par l’Union européenne, l’atelier de suivi et de mise en œuvre du WP6 (WP – work package) a eu lieu du 27 juin au 1er juillet 2022 à l’Université des sciences sociales et humaines de l’Université nationale du Vietnam à Ho Chi Minh-Ville.
Conformément au plan d’activités du programme, cet atelier a été consacré à la mise en œuvre des plans d’actions pluriannuels des établissements d’enseignement supérieur (EES) partenaires. Il avait pour objectif d’assurer le suivi des activités au sein des universités asiatiques partenaires du projet, de former les coordonnateurs asiatiques aux outils de gestion du projet et de mettre en place d’une réunion du comité de pilotage du projet.
M. Laurent SERMET, Directeur Asie-Pacifique de l’AUF et M. PHAM Tan Ha, Vice-Recteur de l’Université des sciences sociales et humaines de l’Université nationale du Vietnam à Ho Chi Minh-Ville
L’atelier a commencé par le point de chaque établissement partenaire sur la situation et l’avancement des travaux, tout en permettant à chaque partenaire d’exposer l’avancée de la mise en œuvre de leur plan d’actions, les difficultés rencontrées et les leviers identifiés. C’était aussi l’occasion d’identifier les travaux prioritaires à mettre en place pour la deuxième phase de mise en action.
Au cours de la deuxième journée de travail, Mme Sandrine CANTER et Mme Marie LISMONDE, deux expertes en qualité de l’Université Libre de Bruxelles, ont présenté le Diagramme de Gantt – un outil de suivi des plans d’action et la matrice d’attribution des responsabilités RACIVS (Responsible – Accountable – Consulted – Informed – Verified – Support). Le suivi de la mise en ouvre des axes stratégiques choisis par chaque université respecte également la méthode de gestion de la qualité PDCA (plan, do, check, act) selon la roue de Deming.
Mme. Sandrine CANTER, Responsable du Service Qualité (à gauche) ; Mme. Marie LISMONDE, Collaboratrice du Service Qualité, Université Libre de Bruxelles (à droite)
Une formation à la gestion des risques selon la norme ISO 31000 a été animée par M. Thierry BONTEMS, Responsable du pilotage et de la stratégie du CNRS et Mme Sabine GOULIN, Directrice du bureau des affaires académiques de l’Université de Lorraine. Deux spécialistes disposant de nombreuses années d’expériences dans la cartographie des risques. Ils ont partagé leurs savoirs et savoir-faire sur la manière d’identifier les risques, leurs impacts et la méthodologie pour cartographier ces risques dans les activités de gouvernance et de gestion des opérations au sein de l’université.
M. Thierry BONTEMS, Responsable du pilotage et de la stratégie, Centre national de la recherche scientifique (CNRS) (à gauche); Mme. Sabine GOULIN, Directrice du bureau des affaires académiques, Université de Lorraine (à droite)
Au cours de la dernière journée de travail, une formation à la gestion administrative et financière du projet a été conduite par l’AUF. La formation a permis aux coordonnateurs et responsables financiers, administratifs au sein des établissements partenaires de mieux comprendre la logique de gestion financière et les règlementations liés aux justificatifs des dépenses de l’Union Européenne, afin de gérer efficacement et dans le respect des règles la subvention qui leur a été accordée.
La réunion des membres du Comité de pilotage du projet a clôturé 5 jours de travaux intenses et productifs, avec une nouvelle planification des activités à réaliser jusqu’à la fin du projet.
Le soutien apporté par la Commission européenne à la production de la présente publication ne vaut en rien approbation de son contenu, qui reflète uniquement le point de vue des auteurs; la Commission ne peut être tenue responsable d’une quelconque utilisation qui serait faite des informations contenues dans la présente publication.